Rafræn skjalavarsla

Björk Hólm Þorteinsdóttir, forstöðumaður safna og framkvæmdastjóri Menningarhússins Bergs, yfir stöðu mála á rafrænni skjalavörslu hjá Héraðsskjalasöfnum.

Björk Hólm Þorsteinsdóttir,forstöðumaður safna og Menningarhússins Bergs, fór yfir hvernig vinnu við innleiðingu á rafrænni skjalavörslu stendur.

Á 100. fundi menningarráðs þann 18. janúar sl. var eftirfarandi bókað:
"Björk Hólm Þorsteinsdóttir,forstöðumaður safna og Menningarhússins Bergs, fór yfir hvernig vinnu við innleiðingu á rafrænni skjalavörslu stendur.Niðurstaða:Menningarráð samþykkir með þremur atkvæðum að taka þátt í þessu verkefni (Rafræn skjalavarsla). Svigrúm er inn í fjárhagsáætlun 2024 fyrir þátttökugjaldi sem er 166.612 kr. á ári."

Undir þessum lið komu á fund byggðaráðs Björk Hólm Þorsteinsdóttir, forstöðumaður safna og Menningarhúss, Margrét Ásgeirsdóttir, skjalastjóri, og Gísli Bjarnason, sviðsstjóri fræðslu- og menningarsviðs, kl. 13:15.

Á 365. fundi sveitarstjórnar þann 23. janúar sl. var eftirfarandi bókað:
" 100. fundi menningarráðs þann 18. janúar sl. var eftirfarandi bókað: "Björk Hólm Þorsteinsdóttir,forstöðumaður safna og Menningarhússins Bergs, fór yfir hvernig vinnu við innleiðingu á rafrænni skjalavörslu stendur.Niðurstaða:Menningarráð samþykkir með þremur atkvæðum að taka þátt í þessu verkefni (Rafræn skjalavarsla). Svigrúm er inn í fjárhagsáætlun 2024 fyrir þátttökugjaldi sem er 166.612 kr. á ári."Niðurstaða:Enginn tók til máls. Sveitarstjórn samþykkir samhljóða með 7 atkvæðum ofangreinda afgreiðslu menningarráðs um þátttöku Héraðsskjalasafns Svarfdæla í Dalvíkurbyggð í verkefni um rafræna skjalavörslu."

Með fundarboði byggðaráðs fylgdi erindi frá framkvæmdastjórn Miðstöðvar héraðsskjalasafns, dagsett þann 7. mars sl., er varðar boð til Dalvíkurbyggðar um aðild að Miðstöð héraðsskjalasafna um rafræna skjalavörslu. Stofnfundur fór fram 9. febrúar sl. Meginmarkmið með stofnun miðstöðvarinnar er að styðja við stafræna umbreytingu hjá sveitarfélögum ásamt því að byggja upp þekkingu á málaflokkinum innan héraðsskjalasafna, finna hentugar lausnir á hýsingu og ekki síst að lækka kostnað við móttöku og langtímavörslu rafrænna og stafrænna gagna. Með því að taka þátt í rekstri MHR trygga sveitarfélög sér grundvöll þess að hefja stafræna umbreytingu og veita héraðsskjalasöfnunum nauðsynlegan stuðning til að uppfylla lagaskyldur sínar um móttöku rafrænna gagna óhæð stærð sveitarfélaga sem að baki þeim standa eða þekkingar innan héraðsskjalaafnanna.

Með fundarboði byggðaráðs fylgja einnig eftirfarandi gögn:
Samstarfsyfirlýsing héraðasskjalavarða frá 14. nóvember 2022 ásamt minnisblaði um rafræna langtímavörslu skjala á héraðsskjalasöfnum.
Samþykktir fyrir MHR ásamt viðauka.
Stofnfundargerðð frá 9. febrúar sl.
Upplýsingar um kostnaðarskiptingu og áætlaðan hlut Dalvíkurbyggðar.


Til umræðu ofangreint, aðild Dalvíkurbyggðar í gegnum Héraðsskjalasafn Svarfdæla í Dalvíkurbyggð og rafræn skjalavarsla almennt.

Björk, Margrét og Gísli viku af fundi kl.13:59.

Á 1119. fundi byggðaráðs þann 5. september sl. var eftirfarandi bókað:
"Undir þessum lið komu á fund byggðaráðs Björk Hólm Þorsteinsdóttir, forstöðumaður safna og Menningarhúss, Margrét Ásgeirsdóttir, skjalastjóri, og Gísli Bjarnason, sviðsstjóri fræðslu- og menningarsviðs, kl. 13:15. Á 365. fundi sveitarstjórnar þann 23. janúar sl. var eftirfarandi bókað: " 100. fundi menningarráðs þann 18. janúar sl. var eftirfarandi bókað: "Björk Hólm Þorsteinsdóttir,forstöðumaður safna og Menningarhússins Bergs, fór yfir hvernig vinnu við innleiðingu á rafrænni skjalavörslu stendur.Niðurstaða:Menningarráð samþykkir með þremur atkvæðum að taka þátt í þessu verkefni (Rafræn skjalavarsla). Svigrúm er inn í fjárhagsáætlun 2024 fyrir þátttökugjaldi sem er 166.612 kr. á ári."Niðurstaða:Enginn tók til máls. Sveitarstjórn samþykkir samhljóða með 7 atkvæðum ofangreinda afgreiðslu menningarráðs um þátttöku Héraðsskjalasafns Svarfdæla í Dalvíkurbyggð í verkefni um rafræna skjalavörslu." Með fundarboði byggðaráðs fylgdi erindi frá framkvæmdastjórn Miðstöðvar héraðsskjalasafns, dagsett þann 7. mars sl., er varðar boð til Dalvíkurbyggðar um aðild að Miðstöð héraðsskjalasafna um rafræna skjalavörslu. Stofnfundur fór fram 9. febrúar sl. Meginmarkmið með stofnun miðstöðvarinnar er að styðja við stafræna umbreytingu hjá sveitarfélögum ásamt því að byggja upp þekkingu á málaflokkinum innan héraðsskjalasafna, finna hentugar lausnir á hýsingu og ekki síst að lækka kostnað við móttöku og langtímavörslu rafrænna og stafrænna gagna. Með því að taka þátt í rekstri MHR trygga sveitarfélög sér grundvöll þess að hefja stafræna umbreytingu og veita héraðsskjalasöfnunum nauðsynlegan stuðning til að uppfylla lagaskyldur sínar um móttöku rafrænna gagna óhæð stærð sveitarfélaga sem að baki þeim standa eða þekkingar innan héraðsskjalaafnanna. Með fundarboði byggðaráðs fylgja einnig eftirfarandi gögn: Samstarfsyfirlýsing héraðasskjalavarða frá 14. nóvember 2022 ásamt minnisblaði um rafræna langtímavörslu skjala á héraðsskjalasöfnum. Samþykktir fyrir MHR ásamt viðauka. Stofnfundargerðð frá 9. febrúar sl. Upplýsingar um kostnaðarskiptingu og áætlaðan hlut Dalvíkurbyggðar. Til umræðu ofangreint, aðild Dalvíkurbyggðar í gegnum Héraðsskjalasafn Svarfdæla í Dalvíkurbyggð og rafræn skjalavarsla almennt. Björk, Margrét og Gísli viku af fundi kl.13:59. Niðurstaða:Byggðaráð samþykkir samhljóða með 3 atkvæðum að leggja til við sveitarstjórn að Héraðsskjalasafn Svarfdæla í Dalvíkurbyggð taki þátt í ofangreindu verkefni og verði aðili að Miðstöð héraðsskjalasafna."

Björk Hólm Þorsteinsdóttir,forstöðumaður Safna og Menningarhússins Berg, fór yfir stöðu mála á verkefninu.