Á 842. fundi byggðaráðs þann 26. október s.l. var eftirfarandi bókað:
"Undir þessum lið komu á fund byggðaráðs Guðröður Ágústsson og Freydís Dana Sigurðardóttir, eigendur að Árskógi lóð 1, Pétur Einarsson f.h. eiganda að Árskógi lóð 1, og Þorsteinn K. Björnsson, sviðsstjóri veitu- og hafnasviðs sem staðgengill sviðsstjóra umhverfis- og tæknisviðs, kl. 13:00. Forsvarsmenn Íbúasamtakana á Hauganesi voru einnig boðaðir en enginn hafði tök á að mæta á fundinn. Á 841. fundi byggðaráðs þann 19.10.2017 var m.a. eftirfarandi bókað: "Með fundarboði byggðaráðs fylgdu umsagnir frá eftirtöldum: Hlyni Sigursveinssyni, sviðsstjóra fræðslu- og menningarsviðs fyrir hönd Árskógarskóla, dagsett þann 15. október 2017. Heilbrigðiseftirliti Norðurlands eystra, dagsett þann 16. október 2017. Íbúasamtökunum á Hauganesi, dagsett þann 15. október 2017. Íþróttafélaginu Reyni, ódagsett en móttekin þann 13.10.2017. Ráðgjafamiðstöð landbúnaðarins, dagsett þann 11. október 2017. Sviðsstjóri umhverfis- og tæknisviðs kynnti erindi frá Pétri Einarssyni, lögfræðingi, dagsett þann 16. október 2017, þar sem kynnt er ný tillaga að lausn fyrir hönd eiganda að Árskógi lóð 1 og umbjóðenda hans, eins og fram kemur í bréfinu. Börkur vék af fundi kl. 14:38. Byggðaráð samþykkir samhljóða með 3 atkvæðum að boða forsvarsmenn íbúasamtakanna á Hauganesi og eigendur að Árskógi lóð 1 á fund byggðaráðs til að ræða ofangreint." Til umræðu ofangreint. Guðröður, Freydís Dana og Pétur viku af fundi kl. 13:52. Þorsteinn vék af fundi kl. 14:05.
a) Byggðaráð samþykkir samhljóða með 3 atkvæðum að eigendur að Árskógi lóð 1 fái afrit af ofangreindum umsögnum. b) Byggðaráð samþykkir samhljóða með 3 atkvæðum að fela sviðsstjórum umhverfis- og tæknisviðs og veitu- og hafnasviðs að eiga fund með lögmanni eigenda Árskógs lóðar 1, Pétri Einarssyni, um þær tillögur sem fram hafa komið að lausn. c) Byggðaráð samþykkir samhljóða með 3 atkvæðum að íbúafundur sem óskað hefur verið eftir verði haldinn fimmtudaginn 9. nóvember n.k. en boða þarf til fundarins ekki síðar en 10 dögum fyrir fund. Byggðaráð felur upplýsingafulltrúa að útbúa drög að fundarboði og finna fundarstjóra í samráði við sveitarstjóra."
Á 296. fundi sveitarstjórnar þann 7. nóvember 2017 var samþykkt að íbúafundurinn færi fram miðvikudaginn 8. nóvember s.l.