Frá Sambandi íslenskra sveitarfélaga; Þátttaka og framlög sveitarfélaga til stafræns samstarfs

a) Tekið fyrir erindi frá Sambandi íslenskra sveitarfélaga, rafpóstur dagsettur þann 26. október sl., þar sem fram kemur að meðfylgjandi eru skjöl um áætluð verkefni og kostnað þeirra í samstarfi sveitarfélaga í stafrænni umbreytingu fyrir árið 2023.

Þátttaka og framlög sveitarfélaga til stafræns samstarfs þeirra 2023.
Frekari upplýsingar um verkefnin í skjalinu áætlun um verkefni í samstarfi - frekari upplýsingar fyrir árið 2023.
Excel skjal með kostnaði á hvert sveitarfélag í skjalinu fastur kostnaður í stafrænum málum 2023.
Staða verkefna - samstarf sveitarfélaga í tæknilegri framþróun - október 2022.
Nýtt stafrænt ráð haust 2022.
Markmið um samstarf sveitarfélaga í stafrænni umbreytingu frá landsþingi sveitarfélaga haust 2022

Fram kemur m.a. að sveitarfélög þurfa sérstaklega að afskrá sig ef þau ætli sér ekki að vera með í sameiginlegri þróun á lausnum og kaupum á þjónustulausnum. Sveitarfélög eru hvött til að áætla fjármagns í samvinnu sveitarfélaga í stafrænni umbreytingu í fjárhagsáætlun sinni til 2023. Áætlað framlag Dalvíkurbyggðar vegna stafræns samstarfs 2023 er áætlað kr. 1.250.450. Í tillögu að fjárhagsáætlun 2023 þá er þegar komið inn upphæð sem dekkar ofangreindan áætlaðan kostnað Dalvíkurbyggðar.

b) Tekið fyrir erindi frá Sambandi íslenskra sveitarfélaga, rafpóstur dagsettur þann 22. nóvember 2022, sem er vegna sameiginlegs verkefnis sveitarfélaga um spjallmenni í stafrænni umbreytingu. Meðfylgjandi er bréf um verkefnið þar sem það er kynnt ásamt því að óskað er eftir frekari staðfestingu á þátttöku sveitarfélaga í verkefninu útfrá nýjustu forsendum en sveitarfélög hafa samþykkt verkefnið nú þegar í fjárhagsáætlunargerð fyrir 2022. Í ljósi þess að spjallmenni er eitt af þeim stafrænu verkefnum sem sveitarfélögin hafa þegar kosið að taka þátt í, er stefnt að því að ljúka greiningu og undirbúningsvinnu á þessu ári og hefja innleiðingu verkefnisins í janúar 2023. Áréttað er að gert var ráð fyrir þessu verkefni í fjárhagsáætlun 2022 en ekki hefur verið rukkað fyrir verkefnið af hálfu sambandsins, en verður gert í desember. Fyrir áframhaldandi vinnu þarf að óska eftir staðfestingu sveitarfélags á þátttöku og innleiðingu verkefnisins með því að fylla út meðfylgjandi form. Staðfesting sérhvers sveitarfélags þarf að berast eigi síðar en 30.11.2022.

Ofangreint erindi var tekið til umfjöllunar á fundi Upplýsinga- og tækniteymis sveitarfélagsins þann 24. nóvember sl. UT-teymið leggur til að ekki verði farið í innleiðingu spjallmennis sem stendur þar sem spjallmenni myndi ekki minnka það verulega álag á þjónustuverinu. Þess í stað verði lögð áhersla á það við andlitslyftingu á heimasíðunni að gera upplýsingar aðgengilegri þar og styrkja þáttinn „Algengar spurningar og svör“ og koma þannig til móts við þarfir íbúa í upplýsingaleit. Yfirferð upplýsinga og skýrleiki þeirra er ákveðin forsenda fyrir því að spjallmenni virki svo sú vinna nýtist áfram ef ákveðið verður síðar meir að innleiða spjallmenni.

Á 1049. fundi byggðaráðs þann 24. nóvember sl. var eftirfarandi bókað:
"a) Tekið fyrir erindi frá Sambandi íslenskra sveitarfélaga, rafpóstur dagsettur þann 26. október sl., þar sem fram kemur að meðfylgjandi eru skjöl um áætluð verkefni og kostnað þeirra í samstarfi sveitarfélaga í stafrænni umbreytingu fyrir árið 2023. Þátttaka og framlög sveitarfélaga til stafræns samstarfs þeirra 2023. Frekari upplýsingar um verkefnin í skjalinu áætlun um verkefni í samstarfi - frekari upplýsingar fyrir árið 2023. Excel skjal með kostnaði á hvert sveitarfélag í skjalinu fastur kostnaður í stafrænum málum 2023. Staða verkefna - samstarf sveitarfélaga í tæknilegri framþróun - október 2022. Nýtt stafrænt ráð haust 2022. Markmið um samstarf sveitarfélaga í stafrænni umbreytingu frá landsþingi sveitarfélaga haust 2022 Fram kemur m.a. að sveitarfélög þurfa sérstaklega að afskrá sig ef þau ætli sér ekki að vera með í sameiginlegri þróun á lausnum og kaupum á þjónustulausnum. Sveitarfélög eru hvött til að áætla fjármagns í samvinnu sveitarfélaga í stafrænni umbreytingu í fjárhagsáætlun sinni til 2023. Áætlað framlag Dalvíkurbyggðar vegna stafræns samstarfs 2023 er áætlað kr. 1.250.450. Í tillögu að fjárhagsáætlun 2023 þá er þegar komið inn upphæð sem dekkar ofangreindan áætlaðan kostnað Dalvíkurbyggðar. b) Tekið fyrir erindi frá Sambandi íslenskra sveitarfélaga, rafpóstur dagsettur þann 22. nóvember 2022, sem er vegna sameiginlegs verkefnis sveitarfélaga um spjallmenni í stafrænni umbreytingu. Meðfylgjandi er bréf um verkefnið þar sem það er kynnt ásamt því að óskað er eftir frekari staðfestingu á þátttöku sveitarfélaga í verkefninu útfrá nýjustu forsendum en sveitarfélög hafa samþykkt verkefnið nú þegar í fjárhagsáætlunargerð fyrir 2022. Í ljósi þess að spjallmenni er eitt af þeim stafrænu verkefnum sem sveitarfélögin hafa þegar kosið að taka þátt í, er stefnt að því að ljúka greiningu og undirbúningsvinnu á þessu ári og hefja innleiðingu verkefnisins í janúar 2023. Áréttað er að gert var ráð fyrir þessu verkefni í fjárhagsáætlun 2022 en ekki hefur verið rukkað fyrir verkefnið af hálfu sambandsins, en verður gert í desember. Fyrir áframhaldandi vinnu þarf að óska eftir staðfestingu sveitarfélags á þátttöku og innleiðingu verkefnisins með því að fylla út meðfylgjandi form. Staðfesting sérhvers sveitarfélags þarf að berast eigi síðar en 30.11.2022. Ofangreint erindi var tekið til umfjöllunar á fundi Upplýsinga- og tækniteymis sveitarfélagsins þann 24. nóvember sl. UT-teymið leggur til að ekki verði farið í innleiðingu spjallmennis sem stendur þar sem spjallmenni myndi ekki minnka það verulega álag á þjónustuverinu. Þess í stað verði lögð áhersla á það við andlitslyftingu á heimasíðunni að gera upplýsingar aðgengilegri þar og styrkja þáttinn „Algengar spurningar og svör“ og koma þannig til móts við þarfir íbúa í upplýsingaleit. Yfirferð upplýsinga og skýrleiki þeirra er ákveðin forsenda fyrir því að spjallmenni virki svo sú vinna nýtist áfram ef ákveðið verður síðar meir að innleiða spjallmenni.
a) Lagt fram til kynningar og byggðaráð samþykkir samhljóða með 3 atkvæðum áframhaldandi aðild. b) Byggðaráð samþykkir samhljóða með 3 atkvæðum ofangreinda tillögu UT-teymis varðandi spjallmenni."