Opinberir aðilar

Opinber skjöl 

Samkvæmt lögum um opinber skjalasöfn (77/2014) segir eftirfarandi um opinbera aðila sem ber að skila á Héraðsskjalasafn Svarfdæla:

Hugtök:

1. Opinber skjalasöfn: Þjóðskjalasafn Íslands og héraðsskjalasöfn sem starfa í samræmi við rekstrarleyfi.

2. Skjal: Hvers konar gögn, jafnt rituð sem í öðru formi, er hafa að geyma upplýsingar og hafa orðið til, borist eða verið viðhaldið við starfsemi á vegum stofnunar eða einstaklings.

3. Skjalastjórn: Skilvirk og kerfisbundin stýring á myndun skjala, móttöku, skjalahaldi, notkun og umráðum, þar á meðal ferlum og hlítingu reglna til að fanga og viðhalda vitnisburði og upplýsingum um starfsemi og viðskipti í formi skjala.

4. Skjalavarsla: Öll atriði er lúta að myndun, varðveislu og aðgengi að skjölum og öðrum upplýsingum tiltekins skjalasafns hvort heldur er hjá afhendingarskyldum aðila eða hjá opinberu skjalasafni.

Héraðsskjalasafn skal hafa eftirlit með skjalavörslu þeirra aðila sem eru afhendingarskyldir um skjöl sín og önnur gögn til þess, sbr. 4. tölul. 8. gr., 4. tölul. 13. gr. og 4. tölul. 1. mgr. 14. gr.

Afhendingarskylda samkvæmt lögum þessum gildir um á Héraðsskjalasafni Svarfdæla:
1. sveitarfélagið, svo og allar stofnanir og nefndir á þeirra vegum sem fara með stjórnsýslu; hið sama gildir um byggðasamlög og aðra þá aðila sem sjá um framkvæmd einstakra stjórnsýsluverkefna vegna samvinnu sveitarfélaga,

2. sjálfseignarstofnanir og sjóði sem stofnuð hafa verið með lögum eða á grundvelli heimildar í lögum í þeim tilgangi að sinna einkum opinberum verkefnum,

3. stjórnsýsluaðila einkaréttareðlis hafi þeim á grundvelli laga verið fengið vald til þess að taka stjórnvaldsákvarðanir af hálfu ríkis eða sveitarfélags að því er varðar skjöl sem hafa orðið til hjá þeim eða komist í þeirra vörslu vegna mála er tengjast slíkum ákvörðunum,

4. einkaréttarlega lögaðila sem tekið hafa að sér rekstrarverkefni með samningi skv. 30. gr. laga um fjárreiður ríkisins, eða skv. 100. og 101. gr. sveitarstjórnarlaga, að því er varðar skjöl sem hafa orðið til hjá þeim eða komist í þeirra vörslu vegna rækslu slíkra verkefna.

Afhendingarskylda gildir enn fremur um lögaðila sem eru að 51% hluta eða meira í eigu hins opinbera. Afhendingarskyldan á við gagnvart héraðsskjalasafni þegar viðkomandi aðilar eru í eigu sveitarfélaga sem reka eða eiga aðild að héraðsskjalasafni. Komi upp ágreiningur um afhendingarskyldu lögaðila tekur Þjóðskjalasafn Íslands ákvörðun um afhendingarskylduna.

Um afhendingu afhendingarskyldra skjala og upplýsingarétt:
Afhendingarskyld skjöl skal afhenda opinberu skjalasafni þegar þau hafa náð 30 ára aldri. Þó skulu skjöl og önnur gögn á rafrænu formi afhent að jafnaði eigi síðar en þegar þau hafa náð fimm ára aldri. Í báðum tilvikum er miðað við síðustu innfærslu eða síðasta bréf afgreidds máls. Varðandi skrár reiknast ársfresturinn frá lokum þess árs þegar síðast var fært inn í skrána. Afhendingarskyldur aðili ber ábyrgð á afgreiðslu úr rafrænum gögnum þar til þau hafa náð 30 ára aldri.

Þegar skjöl eru afhent opinberu skjalasafni áður en þau hafa náð 30 ára aldri er safninu heimilt að taka gjald fyrir geymslu þeirra þar til þau hafa náð 30 ára aldri.